Training Room Rental Policies

Training Room Rental Payment & Booking Policy

This policy regulates the booking, payment, amendment, cancellation and refund procedures applicable to the rental of the Company's training rooms and is intended to ensure clarity between the Company and the renter.

1.Rental Fees

The room, booking date, rental period, included services, additional requirements and total rental fees shall be agreed before payment is completed. Unless otherwise agreed, the standard rental fee includes:

• Use of the booked training room during the confirmed rental period.
• Agreed furniture and equipment.
• Internet access.
• Tea, coffee and water.

Any additional services, equipment or requirements shall be charged separately in accordance with the Company's applicable rates.

2. Booking Confirmation

A booking shall not be considered final or confirmed until payment has been completed. 

Issuing or sending a payment link does not temporarily reserve or hold the room pending payment. 

If payment is unsuccessful or incomplete, the requested date and room shall remain available for booking by other customers.

The official invoice generated by the Company's system following successful payment shall constitute the official booking confirmation and proof of payment and shall contain the applicable booking and service details. No separate booking confirmation document shall be required.

3. Additional Services

Additional services may include, without limitation:

• Snacks and refreshments other than those included in the standard rental fee.

• Catering and hospitality services.

• Printing and photocopying.

• Additional equipment or facilities.

• Any special operational requirements requested by the renter.

Such services and their applicable charges must be agreed in advance and paid before the services are provided, unless otherwise approved by the Company in writing.

4. Booking Amendments

The renter may request changes to:

• The booking date.

• Booking time.

• Room.

• Rental duration.

• Requested services.

All amendments shall be subject to availability and any applicable price adjustment.

No amendment shall take effect unless confirmed in writing by the Company and any additional amount due has been paid.

A booking may be rescheduled once without an amendment fee, provided that the request is submitted at least 72 hours before the confirmed booking time and remains subject to availability.

The Company may, at its discretion and subject to availability, accept amendment requests made within a shorter period, but shall not be obliged to do so.

5. Cancellations and Refunds

Cancellation requests must be submitted in writing.

The following refund conditions shall apply:

Refundable amounts shall exclude any actual non-refundable costs already incurred by the Company at the renter's request, including catering, hospitality, external suppliers, purchases or other third-party services.

Actual payment gateway or banking charges may also be deducted where such charges are not refunded to the Company by the relevant service provider.

Any approved refund shall, where possible, be processed through the original payment method and within the applicable processing period of the Company and the relevant payment provider.

6. No-Show

Failure by the renter or participants to attend during the confirmed booking period without prior cancellation shall be treated as a No-Show.

In such circumstances, the renter shall not be entitled to a refund or free rescheduling of the booking.

7. Cancellation by the Company

If the Company is unable to provide a confirmed booking for reasons attributable to the Company, the renter shall, subject to availability, be offered either:

• A suitable alternative room or booking date; or

• A full refund of the amounts paid in respect of the affected booking.

Emergency circumstances and events of force majeure beyond the Company's reasonable control shall be handled according to the circumstances and with a view to reaching a reasonable solution for both parties wherever possible.

8. Acceptance of the Policies

Completion of payment shall constitute confirmation that the renter has reviewed and accepted:

• The Training Room Rental Payment & Booking Policy.

• The Training Room Rental Usage Policy.

• The booking and service details stated in the official invoice generated by the Company's system.

Training Room Rental Usage Policy

This policy regulates the use of the Company's training rooms, protects the premises and equipment, and ensures an organised and professional experience for renters and participants.

1. Permitted Use and Capacity

The room shall only be used for the activity or purpose stated at the time of booking.

The nature of the activity may not be changed, and the room may not be used for any other purpose without the Company's prior approval.

Attendance shall not exceed the approved capacity of the booked room.

The Company reserves the right to refuse access to additional participants where the permitted capacity would otherwise be exceeded.

2. Booking Hours

The confirmed booking period includes the renter's entire use of the room, including:

• Renter or trainer access.
• Room setup.
• Installation or testing of equipment.
• The training session, meeting or activity.
• Removal of materials and equipment.
• Participant departure.
• Handover of the room.

Late arrival shall not result in an extension of the confirmed booking period.

Early access or additional time must be agreed in advance.

Any extension shall be subject to availability and may incur additional charges in accordance with the Company's applicable rates.

3. Access to the Premises

Company staff shall open and close the premises and training rooms.

Keys to the premises, offices or internal areas shall not be provided to renters.

Renter and participant access shall be limited to:

• The booked room.
• Bathrooms.
• Designated prayer areas.
• Shared areas approved by the Company.

Access to staff offices, working areas and other restricted parts of the premises is prohibited.

4. Included Facilities and Services

The standard rental includes the booked room, agreed furniture and equipment, internet access, tea, coffee and water.

Any special technical requirements must be confirmed in advance, including, where applicable:

• Screens.
• Projectors.
• HDMI cables.
• Adapters.
• Microphones.
• Additional equipment or facilities.

The Company does not guarantee the availability of equipment that has not been requested and agreed before the booking date.

5. Food, Beverages and Catering

Snacks, additional refreshments, catering and hospitality services shall incur additional charges.

Such services must be requested in advance, with requirements and pricing confirmed before the booking date.

External catering providers or suppliers may not be brought onto the premises without the Company's prior approval.

The renter shall be responsible for ensuring that its external suppliers comply with the Company's premises requirements.

6. Printing and Photocopying

All printing and photocopying using Company equipment shall incur additional charges.

Printing requirements, quantities and charges must be agreed in advance.

Where a personal device requires connection to Company equipment, this must be arranged in advance with the authorised member of staff.

Renters and participants shall not:

• Use staff computers without authorisation.
• Access Company accounts.
• Access internal systems, software or data.
• Connect unauthorised devices to the Company's internal network.

7. Prayer Facilities

Designated prayer areas and related facilities shall be made available through Company staff.

Where an additional training room is designated for prayer purposes, it may not be used for any other activity without the Company's approval.

8. Care of the Room and Equipment

The renter and all participants shall use the room, furniture, equipment and facilities carefully and responsibly.

Furniture, equipment and devices may not be removed or relocated without permission.

Any:

• Damage.
• Fault.
• Breakage.
• Spill.
• Technical or operational issue

must be reported promptly.

The renter shall be responsible for any loss or damage to the room, furniture, equipment or facilities caused by misuse or negligence by the renter, participants, suppliers or service providers engaged by the renter.

The Company may charge the renter the actual cost of repair, replacement or exceptional cleaning.

Normal wear and tear arising from ordinary use shall be excluded.

9. Room Condition After Use

The renter shall leave the room in a tidy condition at the end of the booking.

All:

• Training materials.
• Papers.
• Boards.
• Promotional materials.
• Personal belongings.
• Renter-owned equipment

must be removed.

Furniture and equipment shall also be returned to the agreed arrangement where requested by the Company.

The Company reserves the right to charge additional cleaning fees where exceptional cleaning is required as a result of the renter's use.

10. Additional Time

The room must be fully vacated by the end of the confirmed booking period.

Any continued use after the confirmed end time shall be subject to availability and Company approval.

Additional time may be charged by the hour or part thereof in accordance with the Company's applicable rate.

Payment of additional charges does not guarantee an extension where the room is required for another booking.

11. Responsibility for Participants

The renter or person responsible for the booking shall be responsible for ensuring that all participants, trainers and suppliers comply with this policy.

The booking contact shall act as the Company's primary point of contact in relation to:

• Additional services.
• Operational amendments.
• Requests made during the booking.
• Any additional costs requested or authorised.

12. Personal Belongings

Renters and participants are responsible for their own property, devices, documents and personal belongings.

The Company shall not be responsible for loss of or damage to personal property brought onto or left at the premises, except to the extent required by applicable law.

No equipment or materials may be left in the room after the booking without the Company's prior approval.

13. External Equipment

The Company must be informed in advance of any large, electrical, audio or technical equipment that the renter intends to bring onto the premises.

The Company reserves the right to refuse equipment that may:

• Present a safety risk.
• Damage the premises.
• Affect electrical or technical systems.
• Cause unreasonable disturbance to other occupants.

The renter shall remain responsible for any equipment brought onto the premises and any damage arising from its use.

14. Conduct and Prohibited Activities

Renters and participants shall maintain appropriate conduct and respect Company staff and other building users.

In particular, the following are prohibited:

• Smoking in non-designated areas.
• Illegal or unauthorised activities.
• Use of hazardous materials or equipment.
• Obstruction of emergency exits.
• Excessive noise or unreasonable disturbance.
• Attaching items to walls or surfaces in a manner that may cause damage without approval.
• Altering room layouts, equipment or settings without permission.

15. Company's Right to Terminate Use

The Company reserves the right to stop an activity or require a renter or participant to leave the premises where:

• The room is being used for a purpose other than that agreed.
• The approved capacity is exceeded.
• Safety instructions are breached.
• Material damage or unreasonable disturbance occurs.
• This policy or applicable regulations are breached.

In cases of serious breach, the Company may terminate use of the room without refund.

16. Assistance and Departure

An assigned coordinator or member of staff shall assist at the beginning and end of the booking.

A designated contact shall be available where assistance is required during the session.

At the end of the booking, the renter shall:

• Ensure participants have departed.
• Remove all belongings.
• Return the room to the required condition.
• Report any damage or issues.
• Complete departure in coordination with the responsible Company representative.

​

سياسة الدفع والحجز لتأجير قاعات التدريب

.تهدف هذه السياسة إلى تنظيم إجراءات حجز وتأجير قاعات التدريب وآلية السداد والتعديل والإلغاء والاسترداد، بما يضمن وضوح الالتزامات بين الشركة والمستأجر

رسوم التأجير

يتم تحديد القاعة، وتاريخ ومدة الحجز، والخدمات المشمولة، وأي خدمات إضافية، وإجمالي قيمة التأجير قبل إتمام عملية السداد

:يشمل سعر التأجير الأساسي للقاعة، ما لم يتم الاتفاق على خلاف ذلك

استخدام القاعة خلال الفترة المحجوزة-

الأثاث والتجهيزات المتفق عليها-

خدمة الإنترنت-

الشاي والقهوة والمياه-

ويتم احتساب أي خدمات أو تجهيزات إضافية بصورة مستقلة وفق الأسعار المعتمدة لدى الشركة

تأكيد الحجز

لا يعتبر الحجز نهائيًا أو مؤكدًا إلا بعد إتمام عملية السداد بنجاح-

لا يترتب على إصدار أو إرسال رابط الدفع أي حجز مؤقت أو حجز للقاعة إلى حين إتمام عملية السداد فعليًا-

في حال عدم اكتمال عملية الدفع أو فشلها، يظل الموعد متاحًا للحجز من قبل الغير-

تعتبر الفاتورة الرسمية الصادرة من نظام الشركة بعد إتمام عملية السداد تأكيدًا رسميًا للحجز وإثباتًا للسداد، وتتضمن بيانات الحجز والخدمات المتفق عليها، ولا يلزم إصدار تأكيد حجز مستقل-

 مستقل

الخدمات الإضافية

:تشمل الخدمات الإضافية، على سبيل المثال لا الحصر

الوجبات الخفيفة والمشروبات غير المشمولة بالتأجير الأساسي-

خدمات الضيافة والطعام-

الطباعة والتصوير-

التجهيزات أو المعدات الإضافية-

أي متطلبات تشغيلية خاصة يطلبها المستأجر-

.يجب الاتفاق على هذه الخدمات وتكلفتها مسبقًا، وسداد قيمتها قبل تقديمها، ما لم توافق الشركة كتابيًا على خلاف ذلك

تعديل الحجز

يجوز للمستأجر طلب تعديل

تاريخ الحجز-

وقت الحجز-

القاعة-

مدة الاستخدام-

الخدمات المطلوبة-

ويخضع أي تعديل لتوفر القاعة والخدمات في الموعد الجديد، ولأي فرق في السعر

ولا يعتبر التعديل معتمدًا إلا بعد الحصول على تأكيد كتابي من الشركة وسداد أي مبالغ إضافية مستحقة

يجوز إعادة جدولة الحجز مرة واحدة فقط دون رسوم تعديل، بشرط تقديم الطلب قبل موعد الحجز بما لا يقل عن 72 ساعة، وذلك وفقًا للتوافر

ويجوز للشركة قبول أي تعديل خلال مدة أقل وفقًا لتقديرها وتوافر القاعات، دون أن يشكل ذلك التزامًا عليها

5. الإلغاء والاسترداد

في حال رغبة المستأجر بإلغاء الحجز، يجب تقديم طلب الإلغاء كتابيًا.

وتطبق سياسة الاسترداد التالية:

لا تشمل المبالغ القابلة للاسترداد أي تكاليف فعلية غير قابلة للاسترداد تكبدتها الشركة مسبقًا بناءً على طلب المستأجر، بما في ذلك خدمات الضيافة، أو الطعام، أو المشتريات، أو الخدمات المقدمة من أطراف خارجية

كما يجوز خصم أي رسوم فعلية خاصة ببوابات الدفع أو العمليات المصرفية في حال عدم قيام مقدم الخدمة بإعادتها للشركة

ويتم تنفيذ أي مبلغ مستحق للاسترداد من خلال وسيلة الدفع الأصلية، متى كان ذلك ممكنًا، وخلال المدة الإجرائية المعتمدة لدى الشركة ومقدم خدمة الدفع

  عدم الحضور

.يعتبر عدم حضور المستأجر أو المشاركين خلال فترة الحجز المحددة دون إلغاء مسبق عدم حضور

وفي هذه الحالة لا يحق للمستأجر المطالبة باسترداد قيمة الحجز أو إعادة جدولته دون تكلفة

   إلغاء الحجز من قبل الشركة

:إذا تعذر على الشركة توفير القاعة المحجوزة والمؤكدة لسبب يرجع إليها، تقوم الشركة - بحسب اختيار المستأجر والتوافر - بأحد الإجراءين التاليين

توفير قاعة أو موعد بديل مناسب؛ أو-

رد كامل المبالغ المدفوعة عن الحجز الذي تعذر تنفيذه-

.ولا يشمل ذلك الظروف الطارئة أو حالات القوة القاهرة الخارجة عن سيطرة الشركة، والتي يتم التعامل معها وفق الظروف المتاحة وبما يحقق مصلحة الطرفين قدر الإمكان

   الموافقة على السياسة

:يعتبر إتمام عملية السداد تأكيدًا من المستأجر على اطلاعه وقبوله

.بسياسة الدفع والحجز لتأجير قاعات التدريب

.بسياسة استخدام قاعات التدريب

.ببيانات الحجز والخدمات الواردة في الفاتورة الرسمية الصادرة من نظام الشركة

سياسة استخدام قاعات التدريب

.تهدف هذه السياسة إلى تنظيم استخدام القاعات والمحافظة على سلامة المنشأة والمعدات وضمان تقديم تجربة منظمة ومهنية لجميع المستأجرين والمشاركين

 الاستخدام المسموح والطاقة الاستيعابية

  يقتصر استخدام القاعة على النشاط أو الغرض الموضح عند الحجز-

  .ولا يجوز تغيير طبيعة النشاط أو استخدام القاعة لأي أغراض أخرى دون موافقة مسبقة من الشركة-

  .ويجب ألا يتجاوز عدد الحضور الطاقة الاستيعابية المعتمدة للقاعة-

.ويحق للشركة منع دخول أي عدد إضافي يتجاوز الحد المسموح به بما يتوافق مع متطلبات السلامة والتشغيل-

ساعات الحجز

:تعتبر مدة الحجز المؤكدة شاملة لكامل فترة استخدام المستأجر للقاعة، بما في ذلك

دخول المستأجر أو المدرب-

تجهيز القاعة-

تركيب أو اختبار المعدات-

إقامة الدورة أو الاجتماع أو النشاط-

إزالة المواد والمستلزمات-

مغادرة المشاركين-

تسليم القاعة-

.ولا يترتب على وصول المستأجر متأخرًا تمديد وقت الحجز

.ويجب الاتفاق مسبقًا على أي دخول مبكر أو وقت إضافي

.ويخضع أي تمديد للتوافر، ويجوز احتساب رسوم إضافية عنه وفق أسعار الشركة المعتمدة

الدخول إلى المبنى

يتولى موظفو الشركة فتح وإغلاق المنشأة والقاعات-

ولا يتم تسليم مفاتيح المنشأة أو المكاتب أو المناطق الداخلية للمستأجر-

:ويقتصر دخول المستأجر والمشاركين على

.القاعة المحجوزة-

.دورات المياه-

.مناطق الصلاة المحددة-

.المناطق المشتركة التي تعتمدها الشركة-

.ويحظر دخول المكاتب، أو مناطق الموظفين ،أو غرف العمل ،أو أي مناطق غير مخصصة للمستأجرين-

المرافق والخدمات المشمولة

.يشمل التأجير الأساسي استخدام القاعة والأثاث والتجهيزات المتفق عليها وخدمة الإنترنت، والشاي، والقهوة، والمياه

:ويجب تحديد أي متطلبات فنية خاصة مسبقًا، بما في ذلك، على سبيل المثال

شاشات العرض-

أجهزة العرض-

كابلات HDMI-

المحولات-

الميكروفونات-

أجهزة أو معدات إضافية-

.ولا تضمن الشركة توفير أي تجهيزات لم يتم طلبها والاتفاق عليها قبل موعد الحجز

 الأغذية والمشروبات وخدمات الضيافة

.تخضع الوجبات الخفيفة وأي مشروبات إضافية وخدمات الطعام والضيافة لرسوم منفصلة-

يجب طلب هذه الخدمات مسبقًا والاتفاق على المتطلبات والتكلفة قبل موعد الحجز-

.لا يجوز إدخال خدمات كاينرينغ أو موردين خارجيين دون موافقة مسبقة من الشركة-

.يكون المستأجر مسؤولًا عن التزام الموردين الخارجيين بالتعليمات المعتمدة داخل المنشأة-

الطباعة والتصوير

.تخضع جميع خدمات الطباعة والتصوير باستخدام أجهزة الشركة لرسوم إضافية-

.ويجب الاتفاق مسبقًا على حجم ومتطلبات الطباعة والتكلفة-

.وفي حال الحاجة إلى ربط جهاز شخصي بأجهزة الشركة، يجب ترتيب ذلك مسبقًا مع الموظف المختص-

:ولا يجوز للمستأجرين أو المشاركين

.استخدام أجهزة الموظفين دون إذن-

.الدخول إلى حسابات الشركة-

.استخدام أي أنظمة أو برامج أو بيانات داخلية-

.توصيل أجهزة غير مصرح بها بشبكة الشركة الداخلية-

مناطق الصلاة

.يتم توفير مناطق الصلاة والسجاد أو المستلزمات المخصصة لذلك بالتنسيق مع موظفي الشركة

.وفي حال تخصيص قاعة إضافية للصلاة، يقتصر استخدامها على هذا الغرض ولا يجوز استخدامها لأي نشاط آخر دون موافقة الشركة

المحافظة على القاعة والمعدات

.يلتزم المستأجر وجميع المشاركين باستخدام القاعة والأثاث، والأجهزة، والمعدات بعناية ،ومسؤولية

.ولا يجوز إزالة، أو نقل أي أجهزة ،أو معدات، أو أثاث من مواقعها دون موافقة الموظف المختص

:كما يجب الإبلاغ فورًا عن أي

تلف-

عطل-

كسر-

انسكاب سوائل-

مشكلة فنية أو تشغيلية-

ويتحمل المستأجر المسؤولية عن أي تلف أو فقد أو ضرر يصيب القاعة، أو الأثاث، أو الأجهزة، أو المعدات نتيجة سوء الاستخدام أو الإهمال من قبله أو من قبل المشاركين أو الموردين أو مقدمي الخدمات التابعين له

ويحق للشركة تحميل المستأجر التكلفة الفعلية اللازمة للإصلاح أو الاستبدال أو التنظيف الاستثنائي

ولا يشمل ذلك الاستهلاك الطبيعي الناتج عن الاستخدام المعتاد

ترتيب القاعة بعد الاستخدام

.يلتزم المستأجر بترك القاعة بحالة مرتبة عند انتهاء الحجز

:ويجب إزالة جميع

المواد التدريبية

الأوراق

اللوحات

المواد الدعائية

الأغراض الشخصية

المعدات الخاصة بالمستأجر

كما يجب إعادة الأثاث والمعدات إلى الترتيب المتفق عليه متى طلبت الشركة ذلك

وتحتفظ الشركة بحق احتساب رسوم تنظيف إضافية في حال تطلبت القاعة تنظيفًا استثنائيًا نتيجة الاستخدام

الوقت الإضافي

يجب إخلاء القاعة بالكامل عند انتهاء الوقت المحدد في الحجز

وأي استمرار في استخدام القاعة بعد انتهاء الوقت المحدد يخضع للتوافر وموافقة الشركة

ويجوز احتساب الوقت الإضافي بالساعة أو جزء منها وفق السعر المعتمد لدى الشركة

ولا يضمن دفع رسوم إضافية إمكانية التمديد إذا كانت القاعة محجوزة لعميل آخر

 مسؤولية المستأجر عن المشاركين

يكون المستأجر أو الشخص المسؤول عن الحجز مسؤولًا عن التزام جميع المشاركين والمدربين والموردين التابعين له بهذه السياسة

:ويعتبر الشخص المسؤول عن الحجز جهة الاتصال الرئيسية مع الشركة فيما يتعلق

بالخدمات الإضافية-

بالتعديلات التشغيلية-

بالطلبات خلال فترة الحجز-

بأي تكاليف إضافية يتم طلبها أو اعتمادها-

الممتلكات الشخصية

يكون المستأجر والمشاركون مسؤولين عن ممتلكاتهم وأجهزتهم ومستنداتهم وأغراضهم الشخصية

ولا تتحمل الشركة المسؤولية عن فقد أو تلف أي ممتلكات شخصية يتم إدخالها إلى القاعة أو تركها فيها، إلا في حدود ما يفرضه القانون

ولا يجوز ترك أي مواد أو معدات داخل القاعة بعد انتهاء الحجز إلا بموافقة مسبقة من الشركة

المعدات الخارجية

.يجب إبلاغ الشركة مسبقًا بأي أجهزة، أو معدات كبيرة ،أو كهربائية، أو صوتية، أو فنية يرغب المستأجر في إدخالها إلى المنشأة

:ويجوز للشركة رفض استخدام أي معدات ترى أنها قد

تشكل خطرًا على السلامة-

تتسبب في تلف المرافق-

تؤثر على الأنظمة الكهربائية أو التقنية-

تسبب إزعاجًا لمستخدمي المبنى-

ويتحمل المستأجر المسؤولية عن المعدات التي يحضرها وعن أي أضرار تنتج عن استخدامها.

السلوك والمحظورات

.يلتزم المستأجر والمشاركون بالمحافظة على النظام واحترام مستخدمي المبنى وموظفي الشركة

:ويحظر على وجه الخصوص

التدخين داخل الأماكن غير المخصصة لذلك-

القيام بأي نشاط غير قانوني أو غير مصرح به-

استخدام مواد أو معدات خطرة-

إعاقة مخارج الطوارئ-

إحداث ضوضاء أو إزعاج غير معتاد-

تثبيت أي مواد على الجدران أو الأسطح بطريقة قد تسبب تلفًا دون موافقة-

تغيير إعدادات أو تجهيزات القاعة دون إذن-

حق الشركة في إيقاف الاستخدام

:يحق للشركة إيقاف النشاط أو مطالبة المستأجر أو أي مشارك بمغادرة المنشأة في حال

استخدام القاعة لغرض مختلف عن الغرض المتفق عليه-

تجاوز الطاقة الاستيعابية المسموح بها-

مخالفة تعليمات السلامة-

إحداث ضرر أو إزعاج جوهري-

مخالفة هذه السياسة أو الأنظمة المعمول بها-

وفي حالات المخالفة الجسيمة، يجوز إنهاء استخدام القاعة دون استرداد قيمة الحجز

الدعم والمغادرة

يتولى الموظف أو المنسق المكلف المساعدة في بداية ونهاية الحجز

ويتم توفير جهة اتصال محددة للمستأجر عند الحاجة أثناء فترة الاستخدام

:وعند انتهاء الحجز، يلتزم المستأجر بـ

إخراج المشاركين-

إزالة متعلقاته-

إعادة القاعة إلى الحالة المطلوبة-

إبلاغ الموظف المسؤول بأي ملاحظات أو أضرار-

إتمام المغادرة بالتنسيق مع الموظف المختص-

​